グループウェアを料金で比較する

オフィスで使用するグループウェアには、その機能により様々な種類があり、また料金も異なります。

最近は電話と連動したり、自動的にその社員の行動傾向を把握するものまで現れています。


しかし、会社で使用する場合には、自社の業務内容に即した機能とそれに見合った料金との総合的な比較で選ぶことが重要です。グループウェアの機能として主なものは、スケジュール管理機能、会議予約機能、文書管理機能があります。

スケジュール管理機能は殆どのグループウェアに搭載されている機能で、登録されたユーザー一人ひとりのスケジュールが登録できるようになっており、時間が来るとアラームをパソコン上で表示したり、メールをスマートフォンや携帯電話に発信する機能を持っているものもあります。



会議予約機能は会議開催を予約できる機能で、その多くは会議室予約機能や会議開催通知の発行機能を搭載しているものがほとんどです。
主催者が会議予約をすると出席者に会議開催メールが送られる仕組みになっています。

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文書管理機能は、パソコンで作成した文書ファイルの閲覧や承認を電子的に行う機能で、文書は閲覧する権限を与えられたIDでないと見ることができないようになっています。



このほかにもさまざまな機能がありますが、機能が増えると料金も高くなります。いたずらに高い料金のグループウェアを契約して無駄な機能を増やすより、自社の仕事の進め方に適した機能を選び、これに見合った料金のグループウェアを使用することが効率的な利用の秘訣です。